نموذج تقديم مقترح

الاعلانات

نموذج تقديم مقترح

دليل تقديم الشكاوي والمقترحات بكليات جامعة سبها

من منطلق رؤية ورسالة الكلية لتقديم خدمات على أعلى مستوى لألطراف المستفيدة من المؤسسة يجب على المؤسسة أن:

❖ تشجع الجامعة الاطراف ذات العالقة على تقديم أي مقترح لتحسين الخدمات التي تقدمها الجامعة.
❖ تشجع الكلية الاطراف ذات العالقة على تقديم الشكاوى والسعي لحلها وتقليل أي أثار سلبية على الطالب والعاملين بالكلية. ويحق ألي فرد من افراد الكلية )طالب – موظفين – اعضاء هيئة تدريس( بأن يتقدم بشكوى إذا كان غير راضيا عن نوعية الخدمة التي تقدمها الكلية وبمجرد تقديمه
للشكوى سيتم التحقق من جديتها والشكاوى الكيدية والمجهولة سوف ال ينظر إليها.
❖ تتضمن الشكاوى والمقترحات المقدمة تغذية راجعة عن الخدمات التي تقدمها الكلية، ولهذا فإن هذه العملية تعتبر مصدرا هاما لتحسين العملية التعليمية والبحثية بالكلية وكذلك تحسين وتجويد العمل الاداري.
❖ يتم فحص الشكاوى والمقترحات من خالل لجنة ) الشكاوى والمقترحات .
❖ البت في الشكوى المقدمة مع االحتفاظ بالسرية الكاملة للشكاوى وعدم إضرار الطالب بسبب شكواه
❖ يتم تنظيم ندوات وورش عمل لنشر ثقافة تقديم الشكاوى أو المقترحات من جميع األفراد العاملين بالكلية.
❖ توفر عدد كافي من صناديق للشكاوى والمقترحات لطالب مرحلة البكالوريوس والدراسات العليا والعاملين بالكلية.
❖ انشاء ايميل الكتروني للجنة الشكاوي والمقترحات بالكلية لتلقى أي مقترحات أو شكاوى بالكلية وانشاء صفحة خاصة للجنة الشكاوي والمقترحات على موقع الكلية وذلك من أجل عرض مقترحاتهم وإبداء آرائهم على سير العملية التعليمية.

الهدف:

أن يكون لدي الكلية نظام إداري في التعامل مع شكاوي الطالب, الموظفين واعضاء هيئة التدريس يضمن:
• سرية الشكوى.
• عدم تضرر الطالب/الموظف/عضو هيئة التدريس بسبب شكواه.
• سرعة البت في الشكوى.
أساليب تلقي الشكاوي والمقترحات:
يتم تلقي واستقبال الشكاوى والمقترحات عن طريق:
✓ الصناديق الموزعة في كافة أنحاء مبني الكلية.
✓ استقبال الشكاوي والمقترحات الكترونيا عبر البريد االلكتروني الخاص بلجنة تلقي الشكاوي والمقترحات او عن طريق المشرفين األكاديميين للطالب
✓ استقبال الشكاوي والمقترحات بصورة شفوية بين أعضاء اللجنة والطرف المقدم للمقترح او الشكوى.
✓ من خالل المناقشات بين إدارة الكلية واألطراف ذات العالقة خالل الندوات أو المحاضرات العامة أو
اللقاءات التي تجريها إدارة الكلية .
✓ استقبال الشكاوى والمقترحات عن طريق رؤساء االقسام العلمية واإلدارية
اختصاصات اللجنة:
✓ تلقي الشكاوى والمقترحات عبر البريد االلكتروني والصناديق الموزعة في كافة أنحاء مباني الكلية او
بأي من الطرق السابقة.
✓ يتم تنظيم ندوات وورش عمل لنشر ثقافة تقديم الشكوى أو المقترح من جميع األفراد العاملين بالكلية.
✓ تصنيف الشكاوى والمقترحات المقدمة من قبل األفراد العاملين بالكلية ويتم استبعاد الشكاوى المجهولة
والمكتوبة بأسلوب غير الئق والتي لم يذكر فيها اسم صاحبها حيث تحفظ وال يتم فحصها والبت فيها.
✓ تحديد مواعيد ألصحاب الشكاوى والمقترحات لالستفسار عن بعض النقاط الغامضة الخاصة بالشكوى أو
المقترح المقدم.
✓ عرض تقرير خاص بالمقترحات والشكاوي على اللجنة المشكلة والمعتمدة من مجلس الكلية لمناقشة هذه
المقترحات والشكاوي واتخاذ قرار نحو توجيهها إلى إدارة الكلية للبت فيها.
آلية عمل اللجنة:
أوال: تقوم لجنة استقبال الشكاوى بالخطوات التالية:
▪ فتح صناديق االقتراحات والشكاوي في أول يوم عمل من كل أسبوع أو كلما دعت الحاجة لذلك.
▪ فتح صناديق االقتراحات والشكاوى من قبل لجنة بحضور رئيس اللجنة.
▪ يتم تنظيم محضر فتح خاص بكل صندوق ويتم إعطاء المحضر رقم. في حالة عدم وجود شكاوي يتم
تدوين محضر بذلك.
▪ تصنيف الشكاوى والمقترحات في النموذج المعد.
▪ إعطاء رقم تسلسلي لالقتراح أو الشكوى. ويتم تسجيل الشكوى في سجل الشكاوى وتفريغ البيانات الواردة
بها في سجل الشكاوى وحسب رقمها التسلسلي، مع إعطاء كل وثيقة مرفقة بالشكوى نفس رقم الشكوى
التسلسلي.
ثانيا : تقوم لجنة فحص الشكاوى والمقترحات بالخطوات التالية:
بالنسبة للمشكالت:
▪ دراسة الشكوى من قبل اللجنة المشكلة لتحديد الجهة المعنية بالشكوى وتحديد الفترة الزمنية المطلوبة
لإلجابة عليها إن أمكن ذلك.
▪ إرسال نسخة من الشكوى إلى الجهة المعنية بالشكوى.
▪ متابعة الرد مع الجهة المنوط بها حل المشكلة خالل المدة الزمنية المحددة بالشكوى.
▪ عند ورود الرد من الجهة المعنية يتم إجابة مقدم الشكوى عن طريق اللجنة.
▪ في حالة أن الشكوى تتعلق بأي عضو من أعضاء لجنة المقترحات والشكاوى يستبعد العضو المعني ليتم
مناقشة موضوع الشكوى بخصوصه.
يضاف إليه
▪ الشكاوى مجهولة المصدر تسجل في سجل خاص وال يتم إهمالها وإعطاءها رقما متسلسالً
عبارة مجهول ويتم دراستها واالستفادة ما أمكن من محتوياتها من قبل لجنة االقتراحات والشكاوى
وتحفظ.
بالنسبة للمقترحات:
▪ دراسة المقترح من قبل اللجنة، ثم يتم رفع اقتراح إلى الجهات المعنية للدراسة من حيث التطبيق من بعدها إلى الجهة المعنية بالتنفيذ وفي حالة اعتماد يتم إبالغ مقدم االقتراح بان االقتراح تم اعتماده مع منحه خطاب شكر من الكلية.
ثالثا : تقوم لجنة متابعة الشكاوى والمقترحات بالخطوات التالية:
▪ يتم إعالم أصحاب الشكاوي بالقرارات أو الحلول التي تم التوصل إليها وذلك عن طريق أحد الوسائل التالية:
▪ االتصال الشخصي بصاحب الشكوى.
▪ عن طريق-e البريد االلكتروني في حالة إمداد اللجنة ببريده االلكتروني.
▪ عن طريق االجتماعات أو اللقاءات في حالة إذا كانت الشكوى عامة.
مخرجات اللجنة:
▪ محاضر االجتماعات الدورية للجنة.
▪ التقارير الدورية عن نشاط اللجنة وما اتخذته من قرارات في حل المشاكل بالكلية.

  • تقديم مقترح

  •  

Print Friendly, PDF & Email

اترك تعليقاً