إدارة الشؤون الإدارية والمالية (مكتب الكاتب العام)

مرحبا بكم في إدارة الشؤون الإدارية والمالية (مكتب الكاتب العام) Sebha University

ومن مهام إدارة الشؤون الإدارية والمالية Sebha University هي القيام بكافة الأعمال المتعلقة بشؤون العاملين من حيث إعداد الملاك الوظيفي وشؤون التعاقد والتعيين والترقية والندب والإعارة والخدمة وغيرها من الأعمال الخاصة بها وفقاً للتشريعات النافذة.

فتح ومسك السجلات والملفات الشخصية للعاملين ، والمحافظة على سرية محتوياتها ، وتنظيم تداولها بين المختصين .إعداد مشروعات الميزانيات التسييرية ، والتنموية ، وفقاً للأسس والقواعد التي تحددها الجهة المختصة وتنفيذ الميزانيات المعتمدة للجامعة بحسب الأغراض المخصصة لها وفي حدود ماهو معتمد لكل باب أو بند وذلك كله وفقاً للتشريعات النافذة والقيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الجامعة .

القيام بتقديم كافة الخدمات للعاملين بالجامعة وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428 ميلادية ولائحته التنفيذية.

توفير احتياجات الجامعة من المعدات والتجهيزات المكتبية والعلمية والإسكانية من أثاث ومعامل ومختبرات طبية وأجهزة حاسوب وغيرها من الاحتياجات ذات العلاقة بعمل ونشاط الجامعة . توفير احتياجات الجامعة من مواد القرطاسية ومستلزمات التشغيل من مواد كيماوية ومواد تحليل وغيرها .

القيام بكافة الأعمال المتعلقة بفتح الاعتمادات والتخليص الجمركي لتوريدات الجامعة من الخارج . فحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء ، واتخاذ الاجراءات اللازمة حيال اية عيوب أو مخالفات .

تنفيذ التشريعات السارية في مجال المشتريات والمخازن . التأكد من التزام بمسك السجلات والدفاتر المخزنية ، وإجراء القيودات اللازمة أولاً بأول ، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة بها . التأكد من توفير كافة الإجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن . المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب . إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط المكتب . المشاركة في الحلقات الدراسية والندوات والملتقيات العلمية ذات العلاقة بنشاط المكتب بالداخل والخارج . إعداد التقارير المالية الدورية والسنوية . إعداد الردود والتوضيحات اللازمة على ماتبديه الجهات الرقابية من ملاحظات ذات علاقة بنشاط المكتب . إدارة الشؤون الإدارية والمالية Sebha University

اجتماع الكاتب العام مع مديري الإدارات جامعة سبها الادارة العامة

يؤدي الكاتب العام الواجبات والمسئوليات التالية :

  1. يقوم بالإشراف علي إعداد الخطط الإدارية والمالية والتدريبية المتعلقة بالخدمات العامة والمشتريات والمخازن والحراسة الجامعية والشؤون الفنية والمشروعات والأشراف علي أعداد ميزانيات هذه الخطط وجداولها الزمنية وسياسات تنفيذها .
  2. الأشراف علي أعداد الميزانية السنوية للجامعة ومتابعة مناقشتها مع جهات الاختصاص والعمل علي اعتمادها .
  3. رئاسة لجنة شؤون الموظفين بالجامعة وتقديم نتائجها للاعتماد ومتابعة تنفيذها.
  4. الأشراف علي أعداد التقرير السنوي لنشاط الجامعة والتقارير الدورية الأخرى المرتبطة بنطاق إشرافه .
  5. رئاسة لجنة التأديب بالنسبة لموظفي الجامعة والعمل علي اعتماد نتائجها ومتابعة تنفيذها .
  6. الأشراف علي إعداد الحساب الختامي وتقديمه للاعتماد .
  7. تقديم المقترحات الكفيلة بتطوير العمل بالجامعة وتبسيط الإجراءات والأشراف علي إعداد الأدلة الإدارية و المالية و الفنية
  8. الأشراف علي تنفيذ الهيكل التنظيمي المعتمد و الأشراف علي الملاك الوظيفي السنوي وذلك لتقديمه للاعتماد .

مكتب الكاتب العام للجامعة يختص بالأشراف و المتابعة علي المكاتب التالية :

  • ويختص المكتب بما يلي:

    1. القيام بكافة الأعمال المتعلقة بشؤون العاملين من حيث إعداد الملاك الوظيفي وشؤون التعاقد والتعيين والترقية والندب والإعارة والخدمة وغيرها من الأعمال الخاصة بها وفقاً للتشريعات النافذة .
    2. فتح ومسك السجلات والملفات الشخصية للعاملين ، والمحافظة على سرية محتوياتها ، وتنظيم تداولها بين المختصين .
    3. مباشرة أعمال البريد الوارد والصادر ، وتنظيم توثيقه وتوزيعه ومسك سجلاته .
    4. اقتراح خطط وبرامج تنمية قدرات ومهارات الموظفين ومتابعة تنفيذها .
    5. القيام بأعمال الطباعة والنسخ والتصوير والبريد المصور .
    6. تحديد الاحتياجات من الأدوات والمعدات المكتبية والقرطاسية بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية المختصة واتخاذ اجراءات توفيرها .
    7. المشاركة غي أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بشاط الإدارة .
    8. المشاركة في الحلقات الدراسية والندوات والملتقيات العلمية ذات العلاقة بنشاط المكتب بالداخل والخارج .
    9. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط المكتب

  • ويختص المكتب بما يلي:

    1. إعداد مشروعات الميزانيات التسييرية ، والتنموية ، وفقاً للأسس والقواعد التي تحددها الجهة المختصة .
    2. تنفيذ الميزانيات المعتمدة للجامعة بحسب الأغراض المخصصة لها وفي حدود ماهو معتمد لكل باب أو بند وذلك كله وفقاً للتشريعات النافذة .
    3. مسك السجلات والدفاتر المالية وإجراءات القيودات اللازمة لكافة العمليات المالية .
    4. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المالية المقرر للعاملين .
    5. إصدار تذاكر السفر للموفدين في مهام رسمية وصرف السلف اللازمة على حساب علاوة السفر والمبيت .
    6. إجراء المطابقات الازمة لحسابات الجامعة بالمصارف ، وإعداد مذكرات التسوية النتعلقة بتسوية الفروقات .
    7. صرف العهد المالية المؤقتة والمستديمة ، وإجراء التسويات اللازمة لها في الواعيد المحددة .
    8. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي .
    9. القيام بكافة الأعمال التي تكفل سلامة الصرف والمحافظة على أموال الجامعة .
    10. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب .
    11. المشاركة في الحلقات الدراسية والندوات والملتقيات العلمية ذات العلاقة بنشاط المكتب بالداخل والخارج .
    12. إعداد التقارير المالية الدورية والسنوية .
    13. إعداد الردود والتوضيحات اللازمة على ماتبديه الجهات الرقابية من ملاحظات ذات علاقة بنشاط المكتب .

  •  ويختص المكتب بمايلي :

    1. القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الجامعة .
    2. القيام بتقديم كافة الخدمات للعاملين بالجامعة وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428 ميلادية المشار إليه ولائحته التنفيذية .
    3. حجز تذاكر السفر للموفدين في مهام رسمية .
    4. القيام بخدمات الاستقبال وكافة الإجراءات الأخرى لضيوف الجامعة ، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين .
    5. اتخاذ إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالجامعة .
    6. تنظيم حركة المركبات التابعة للجامعة ، ومسك السجلات والملفات الخاصة بها ، وتولي مايتعلق بأعمال الصيانة اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية .
    7. إقامة الأحتفالات الازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية .
    8. تنشيط روابط الأخوة والصداقة بين العاملين بالجامعة من خلال اقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين واسرهم .
    9. تنظيم مشاركة الجامعة والعاملين في حملات التشجير والنظافة من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية للعاملين وأسرهم .
    10. تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية ، وإبراز نشاط الجامعة ومؤسساتها المختلفة .
    11. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب .
    12. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية لنشاط المكتب

  • ويختص المكتب فيما يلي :

    1. توفير احتياجات الجامعة من المعدات والتجهيزات المكتبية والعلمية والإسكانية من أثاث ومعامل ومختبرات طبية وأجهزة حاسوب وغيرها من الاحتياجات ذات العلاقة بعمل ونشاط الجامعة .
    2. توفير احتياجات الجامعة من مواد القرطاسية ومستلزمات التشغيل من مواد كيماوية ومواد تحليل وغيرها .
    3. القيام بكافة الأعمال المتعلقة بفتح الاعتمادات والتخليص الجمركي لتوريدات الجامعة من الخارج .
    4. فحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء ، واتخاذ الاجراءات اللازمة حيال اية عيوب أو مخالفات .
    5. تنفيذ التشريعات السارية في مجال المشتريات والمخازن .
    6. التأكد من التزام بمسك السجلات والدفاتر المخزنية ، وإجراء القيودات اللازمة أولاً بأول ، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة بها .
    7. التأكد من توفير كافة الإجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن .
    8. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب .
    9. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط المكتب

English