تحميل إغلاق

قسم الشؤون الإدارية والمالية

قسم الشؤون الإدارية والمالية

الشؤون الإدارية والمالية

قسم الشؤون الإدارية والمالية

يتولى القسم كل الاعمال الادارية بالكلية من صيانة ونظافة وتطوير مبانى ومكاتب وتوفير الاحتياجات اليومية المساندة لأتمام العملية التعليمية ويشرف مكتب الشؤون الادارية على كافة الموظفين والعاملين بالادارات والغفراء ويتولى القسم الاشراف على الحضور والغياب والقيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.

قسم الشؤون الإدارية والخدمات

ويتولى الإختصاصات الآتية :

  1. تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
  2. القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.
  3. إبلاغ الجامعات بإحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
  4. الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
  5. الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
  6. الإشراف على مقصف الكلية.
  7. حصر إحتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
  8. إمساك ملفات للموظفين والمنتجين.
  9. إتخاذ إجراءات منح الإنجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
  10. إتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
  11. إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
  12. مراقبة حضور وإنصراف الموظفين والمنتجين طبقا للقواعد التي تقررها الكلية في هذا الشأن.
  13. توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية.
  14. إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والعمال.
  15. إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
  16. إتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي منهم عمله بالكلية.
  17. إعداد البيانات ولإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
  18. أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.
  19. تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.
  20. تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
  21. حفظ صور المكتبات بالملفات المخصصة لها.
  22. متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
  23. القيام بأعمال الأستقبال والإستعلامات للمترددين على ادارة الكلية.
  24. تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقا لأحكام القانون رقم ((19)) لسنة 1428 م المشار إليه ولائحته التنفيذية.
  25. القيام بخدمات الأستقبال لضيوف الكلية وتنظيم وترتيب إجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسؤلين.
  26. إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والأستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  27. اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  28. إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
  29. تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها  .
  30. القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها .
  31. إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية .
  32. تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
  33. تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة وغيرها من الأعمال الأجتماعية والإحتفالات الوطنية والقومية.
  34. تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية واقسامها المختلفة.
  35. المشاركة في اعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
    • قسم الشؤون المالية والمخازن ، ويتولى الأختصاصات التالية:
  36. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين .
  37. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي .
  38. إعداد المقايسات السنوية بإحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
  39. تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
  40. إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات وإحالتها الى حسابات أو خزينة الكلية لصرفها طبقا للوائح والتعليمات.
  41. المشاركة في اعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
  42. مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة اولا بأول ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
  43. التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
  44. القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها الى حد إعادة الطلب.
  45. القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص او زيادة وفقا للتشريعات للسارية.
  46. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
  47. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
  48. مسك حساب سلفة النثريات بالكلية.
  49. القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
  50. تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
  51. استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مختومة من خزينة الكلية.

قسم الشؤون المالية والمخازن

ويتولى الأختصاصات التالية:

  1. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين .
  2. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي .
  3. إعداد المقايسات السنوية بإحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية.
  4. تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
  5. إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات وإحالتها الى حسابات أو خزينة الكلية لصرفها طبقا للوائح والتعليمات.
  6. المشاركة في اعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
  7. مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة اولا بأول ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
  8. التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
  9. القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب وإعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها الى حد إعادة الطلب.
  10. القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص او زيادة وفقا للتشريعات للسارية.
  11. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
  12. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
  13. مسك حساب سلفة النثريات بالكلية.
  14. القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
  15. تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
  16. استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مختومة من خزينة الكلية.
جامعة سبها الصفحة الرئيسية
AR
EN AR