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Département des affaires administratives et financières (Bureau du secrétaire général)

Bienvenue au Département des Affaires Administratives et Financières (Bureau du Greffier Général), Université Sebha

L’une des tâches du Département des affaires administratives et financières de l’Université Sebha est d’effectuer tous les travaux liés aux affaires du personnel en termes de préparation du personnel, des affaires contractuelles, de nomination, de promotion, de détachement et de détachement, de service et autres travaux connexes conformément à la législation applicable.

Ouvrir et conserver les dossiers et dossiers personnels des salariés, maintenir la confidentialité de leur contenu et organiser leur circulation auprès des spécialistes.

Préparer les projets budgétaires d’administration et de développement, conformément aux principes et règles déterminés par l’autorité compétente, et exécuter les budgets approuvés de l’université selon les finalités qui leur sont assignées, et dans la limite de ce qui est approuvé pour chaque section ou poste, le tout dans conformément à la législation en vigueur, et assurer l’accueil et les enquêtes auprès des personnes fréquentant l’administration universitaire.

Fournir tous les services aux employés de l’université conformément aux dispositions de la loi n° (19) de 1428 après JC et de son règlement d’exécution.

Répondre aux besoins de l’université en équipements de bureau, scientifiques et de logement, y compris le mobilier, les laboratoires, les laboratoires médicaux, les ordinateurs et autres besoins liés au travail et à l’activité de l’université.

Répondre aux besoins de l’université en matière de matériel de papeterie, aux exigences opérationnelles telles que les produits chimiques, le matériel analytique, etc.

Réaliser tous les travaux liés à l’ouverture des crédits et au dédouanement de ce que l’université importe de l’étranger.

Inspecter les achats, s’assurer de leur conformité aux spécifications précisées dans les contrats d’achat et prendre les mesures nécessaires concernant tout défaut ou violation.

Mettre en œuvre la législation applicable dans le domaine des achats et des entrepôts.

Assurer le respect de la tenue des registres et des livres d’entrepôt, effectuer régulièrement les écritures nécessaires, conserver les fiches d’articles et enregistrer les articles fournis et décaissés avec celles-ci.

Veiller à ce que toutes les procédures et exigences de sécurité et de sûreté soient respectées dans les entrepôts.

Participation aux travaux des comités et des équipes de travail liés aux activités du bureau.

Préparer des rapports périodiques et annuels de suivi de l’activité du bureau.

Participation à des séminaires, séminaires et forums scientifiques liés aux activités du bureau en Suisse et à l’étranger.

Préparer les rapports financiers périodiques et annuels.

Préparer les réponses et éclaircissements nécessaires aux observations formulées par les autorités de régulation liées à l’activité de l’office.

Réunion du secrétaire général avec les directeurs de département, Université Sebha, Administration publique

Le commis général exerce les fonctions et responsabilités suivantes :

  1. Il supervise la préparation des plans administratifs, financiers et de formation liés aux services publics, aux achats, aux entrepôts, à la sécurité universitaire, aux affaires techniques et aux projets, et supervise la préparation des budgets, des calendriers et des politiques de mise en œuvre de ces plans.
  2. Superviser la préparation du budget annuel de l’université, suivre sa discussion avec les autorités compétentes et travailler à son approbation
    Présider la commission des affaires du personnel de l’université, soumettre ses résultats pour approbation et suivre leur mise en œuvre.
  3. Superviser la préparation du rapport annuel sur l’activité de l’université et des autres rapports périodiques liés à l’étendue de sa supervision.
  4. Présider le comité de discipline des employés de l’université, travailler à l’approbation de ses résultats et suivre leur mise en œuvre.
  5. Superviser la préparation du compte final et le soumettre pour approbation.
  6. Faire des propositions pour développer le travail de l’université, simplifier les procédures et superviser l’élaboration des manuels administratifs, financiers et techniques.
  7. Superviser la mise en œuvre de la structure organisationnelle approuvée et du personnel annuel afin de la soumettre pour approbation.

Le Bureau du greffier général est responsable de superviser les bureaux suivants :

  • Bureau des affaires administratives

    Le cabinet est spécialisé dans les domaines suivants :

    1. Effectuer tous les travaux liés aux affaires du personnel en termes de préparation de dotation, de passation de contrats, de nomination, de promotion, de détachement, de détachement, de service et d’autres travaux connexes conformément à la législation applicable.

    2. Ouverture et tenue des dossiers et dossiers personnels des salariés, maintien de la confidentialité de leur contenu et organisation de leur circulation auprès des spécialistes.
    3. Effectuer le travail de courrier entrant et sortant, organiser sa documentation, sa distribution et tenir ses registres.
    4. Proposer des plans et des programmes pour développer les capacités et les compétences des employés et suivre leur mise en œuvre.
      Effectuer des impressions, des copies, des photocopies et des photocopies.
    5. Déterminer les besoins en outils, matériel de bureau et papeterie en coordination avec les divisions organisationnelles concernées et prendre les mesures pour les fournir.
    6. Participation aux travaux des comités et équipes de travail liés à l’activité de gestion.Participation à des séminaires, séminaires et forums scientifiques liés aux activités du bureau en Suisse et à l’étranger.
      Préparer des rapports périodiques et annuels de suivi de l’activité du bureau.

  • Le cabinet est spécialisé dans les domaines suivants :

    1. Préparer les projets de budgets d’administration et de développement, conformément aux principes et règles déterminés par l’autorité compétente.
    2. Exécuter les budgets approuvés de l’université selon les fins qui leur sont assignées et dans la limite de ce qui est approuvé pour chaque section ou poste, le tout conformément à la législation en vigueur.
    3. Tenir les registres et livres financiers et effectuer les écritures nécessaires pour toutes les opérations financières.
    4. Préparer et décaisser les salaires et avantages financiers des employés.
    5. Délivrer les billets de voyage des délégués en mission officielle et décaisser les avances nécessaires aux frais des frais de déplacement et d’hébergement.
    6. Effectuer les rapprochements nécessaires des comptes bancaires de l’université et préparer les mémorandums de règlement liés au règlement des différends.
    7. Décaisser le covenant financier temporaire et durable et y apporter les ajustements nécessaires aux dates spécifiées.
    8. Participation aux travaux d’inventaire périodiques, soudains et annuels.
    9. Réaliser tous les travaux garantissant le décaissement sécuritaire et la préservation des fonds universitaires.
    10. Participer aux travaux des comités et des équipes de travail liés aux activités du bureau.
    11. Participation à des séminaires, séminaires et forums scientifiques liés aux activités du bureau en Suisse et à l’étranger.
    12. Préparer les rapports financiers périodiques et annuels.
    13. Préparer les réponses et éclaircissements nécessaires aux observations formulées par les autorités de régulation liées à l’activité de l’office.

  • Le cabinet est spécialisé dans les domaines suivants :

    1. Réaliser l’accueil et les enquêtes des personnes visitant l’administration universitaire.
    2. Fournir tous les services aux employés de l’université conformément aux dispositions de la loi n° (19) de 1428 après JC mentionnée et à son règlement d’exécution.
    3. Réservation de billets de voyage pour les délégués en mission officielle.
      Assurer les services d’accueil et toutes autres démarches pour les invités de l’université, et organiser et arranger leurs rendez-vous et rencontres avec les responsables.
    4. Prendre les réservations d’hôtel et les procédures de réception à l’aéroport pour les professeurs et le personnel de l’université.
    5. Organiser le déplacement des véhicules universitaires, tenir à jour leurs dossiers et dossiers et entreprendre les travaux d’entretien nécessaires lors des occasions religieuses, nationales et nationales.
    6. Organiser les célébrations nécessaires lors des occasions religieuses, nationales et nationales.
    7. Activer les liens de fraternité et d’amitié entre les employés de l’université en organisant des fêtes et en organisant des voyages récréatifs et des activités sportives et sociales pour les employés et leurs familles.
    8. Organiser la participation de l’université et de ses employés aux campagnes de boisement et de propreté en organisant des fêtes et en organisant des voyages récréatifs et des activités sportives pour les employés et leurs familles.
    9. Coordonner et organiser la participation à des expositions culturelles et scientifiques, et mettre en valeur les activités de l’université et de ses différentes institutions.
    10. Participer aux travaux des comités et des équipes de travail liés aux activités du bureau.
    11. Préparer des rapports périodiques et annuels de suivi de l’activité du bureau

  • Le cabinet est spécialisé dans les domaines suivants :

    1. Répondre aux besoins de l’université en équipements et fournitures de bureau, scientifiques et de logement, tels que mobilier, laboratoires, laboratoires médicaux, ordinateurs et autres besoins liés au travail et à l’activité de l’université.
    2. Répondre aux besoins de l’université en matière de matériel de papeterie et d’exploitation, y compris les produits chimiques, le matériel analytique et autres.
    3. Réaliser tous travaux liés à l’ouverture des crédits et au dédouanement des fournitures universitaires en provenance de l’étranger.
    4. Inspecter les achats et s’assurer de leur conformité aux spécifications précisées dans les contrats d’achat, et prendre les mesures nécessaires concernant tout défaut ou violation.
    5. Mettre en œuvre la législation applicable dans le domaine des achats et des entrepôts.
    6. Assurer le respect de la tenue des registres et des livres d’entrepôt, effectuer régulièrement les écritures nécessaires, conserver les fiches d’articles et enregistrer les articles fournis et décaissés avec celles-ci.
    7. Veiller à ce que toutes les procédures et exigences de sécurité et de sûreté soient respectées dans les entrepôts.
    8. Participer aux travaux des comités et des équipes de travail liés aux activités du bureau.
    9. Préparer des rapports périodiques et annuels de suivi de l’activité du bureau.

Manuel de procédures du Bureau des affaires administratives
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