LOADING CLOSE

Administrative and Financial Affairs

The department undertakes all administrative work in the college, including maintenance, cleaning and development of buildings and offices and providing daily support needs to complete the educational process. The Administrative Affairs Office supervises all employees and workers in departments and Ghufra and the department supervises attendance and absence and undertakes various exchange work within the limits of regulations and instructions.

Administrative and Financial Affairs

He undertakes the following functions: :

  1. Implementing visits and concerts programs organized by the college on various occasions.
  2. Carry out and guard the properties inside the college buildings.
  3. إبلاغ الجامعات بإحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
  4. الإشراف على استخدام سيارات الكلية.
  5. الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.
  6. الإشراف على مقصف الكلية.
  7. حصر إحتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها.
  8. إمساك ملفات للموظفين والمنتجين.
  9. إتخاذ إجراءات منح الإنجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.
  10. إتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.
  11. إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.
  12. مراقبة حضور وإنصراف الموظفين والمنتجين طبقا للقواعد التي تقررها الكلية في هذا الشأن.
  13. توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية.
  14. إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والعمال.
  15. إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.
  16. إتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي منهم عمله بالكلية.
  17. إعداد البيانات ولإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
  18. أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.
  19. تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.
  20. تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
  21. حفظ صور المكتبات بالملفات المخصصة لها.
  22. متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.
  23. القيام بأعمال الأستقبال والإستعلامات للمترددين على ادارة الكلية.
  24. تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقا لأحكام القانون رقم ((19)) لسنة 1428 م المشار إليه ولائحته التنفيذية.
  25. القيام بخدمات الأستقبال لضيوف الكلية وتنظيم وترتيب إجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسؤلين.
  26. إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والأستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  27. اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.
  28. إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.
  29. تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها  .
  30. القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها .
  31. إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية .
  32. تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
  33. تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة وغيرها من الأعمال الأجتماعية والإحتفالات الوطنية والقومية.
  34. تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية واقسامها المختلفة.
  35. Participate in the work of committees and work teams related to the office's activity.
    • قسم الشؤون المالية والمخازن ، ويتولى الأختصاصات التالية:
  36. Preparing and paying salaries and benefits for workers.
  37. Participate in periodic, sudden and annual inventories.
  38. Preparing the annual measurements of the college’s needs of the necessary operating materials for the laboratories, devices, tools, furniture and stationery needed by the college and setting its technical specifications after seeking the help of the college’s specialists.
  39. Taking the procedures of buying and selling according to the methods specified in the financial regulations, checking the purchases, ensuring that they comply with the specifications specified in the purchase contracts, and taking the necessary measures in relation to any defects or violations.
  40. Prepare and complete procurement documents in accordance with the regulations and instructions and refer them to the college’s accounts or treasury for disbursement in accordance with the regulations and instructions.
  41. Participate in the work of committees and work teams related to the office's activity.
  42. Keep records and stock books, make the necessary entries first-hand, keep item cards, and register the supplied and spent items.
  43. Ensure that all safety and security procedures and requirements are available in the stores.
  44. Carry out all procedures to ensure the availability of the appropriate stock and re-order the materials and items whose stock has reached the point of re-ordering.
  45. Carrying out periodic, sudden and annual inventory work for the stores, and taking the necessary measures for any decrease or increase in accordance with the legislation in force.
  46. Participate in the work of committees and work teams related to the office's activity.
  47. Preparing periodic and annual follow-up reports on the office's activity.
  48. Keep the petty cash advance account in college.
  49. Carrying out various exchange activities within the limits of regulations and instructions.
  50. Collecting college revenues and fees.
  51. Receive and document systematic and reference books and sell them according to financial receipts sealed from the college treasury.

Financial Affairs and Stores Section

He undertakes the following functions:

  1. Preparing and paying salaries and benefits for workers.
  2. Participate in periodic, sudden and annual inventories.
  3. Preparing the annual measurements of the college’s needs of the necessary operating materials for the laboratories, devices, tools, furniture and stationery needed by the college and setting its technical specifications after seeking the help of the college’s specialists.
  4. Taking the procedures of buying and selling according to the methods specified in the financial regulations, checking the purchases, ensuring that they comply with the specifications specified in the purchase contracts, and taking the necessary measures in relation to any defects or violations.
  5. Prepare and complete procurement documents in accordance with the regulations and instructions and refer them to the college’s accounts or treasury for disbursement in accordance with the regulations and instructions.
  6. Participate in the work of committees and work teams related to the office's activity.
  7. Keep records and stock books, make the necessary entries first-hand, keep item cards, and register the supplied and spent items.
  8. Ensure that all safety and security procedures and requirements are available in the stores.
  9. Carry out all procedures to ensure the availability of the appropriate stock and re-order the materials and items whose stock has reached the point of re-ordering.
  10. Carrying out periodic, sudden and annual inventory work for the stores, and taking the necessary measures for any decrease or increase in accordance with the legislation in force.
  11. Participate in the work of committees and work teams related to the office's activity.
  12. Preparing periodic and annual follow-up reports on the office's activity.
  13. Keep the petty cash advance account in college.
  14. Carrying out various exchange activities within the limits of regulations and instructions.
  15. Collecting college revenues and fees.
  16. Receive and document systematic and reference books and sell them according to financial receipts sealed from the college treasury.

جامعة سبها الصفحة الرئيسية

جامعة سبها الصفحة الرئيسية

جامعة سبها الصفحة الرئيسية
en_GBEnglish
arArabic en_GBEnglish