مكتب الشؤون الإدارية والمالية
يعتبر مكتب الشؤون الإدارية والمالية من المكاتب المهمة بالكلية حيث أن الأولوية التي يتم التركيز عليها هي التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على كافة أنشطة مكتب الشؤون الادارية والمالية بأمثل الطرق وأقل التكاليف بكفاءة وفعالية وضمان تنفيذ اختصاصات المكتب المنصوص عليها في القرارات والقوانين ذات العلاقة .
مهام الوظيفة:
- التخطيط لتنفيذ جميع اختصاصات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة .
- تنظيم سير العمل بالمكتب وتوزيع المهام على العاملين بالمكتب وفق الوصف الوظيفي المعتمد.
- مراقبة سير العمل بالمكتب والتأكد من تنفيذ كل مسئوليات وواجبات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة.
- الاشراف على تنفيذ ادلة الاجراءات الخاصة بالمكتب ورفع الاقتراحات بخصوص ادلة الاجراءات وتطويرها .
- الاشراف على وضمان تنفيذ اللوائح والقوانين والنظم الادارية والمالية .
- الاشراف على وتحديث سجل الملاك الوظيفي .
- اقتراح اليات اثبات الحضور والانصراف والاشراف على وضمان تطبيقها .
- ضمان تطبيق اللوائح والقوانين والنظم المالية واستيفاء الاجراءات المالية لشروط والمستندات المطلوبة .
- الاشراف على وضمان حراسة وتامين مرافق الكلية واستتباب الامن داخلها .
- الاشراف على العاملين بالمكتب واعتماد اجراءاتهم الادارية المختلفة من اجازات وطلبات ونماذج …. الخ .
- متابعة وتقييم عمل العاملين بالمكتب وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
-
مكتب الشؤون الإدارية والمالية
يعد مكتب الشؤون الإدارية والمالية بكلية الاداب جامعة سبها من المكاتب التي تعني بالإشراف على كافة الأعمال الإدارية والمالية بالكلية، وتعمل على توفير الدعم الفني والإداري للأقسام العلمية والإدارية وتطبيق كافة الأنظمة واللوائح الإدارية و المالية السارية على الجامعة وتأكد من أدائها بكفاءة و فعالية، وتسعى إلى توفير كل ما تحتاجه إدارة الشؤون المالية و الإدارية من القوى العاملة و الأجهزة و المواد و متابعها. و يقدم مكتب الشؤون الإدارية و المالية بالكلية خدماته من وحداته و أقسامه التي تعمل معاً سعياً لتعزيز العملية التعلمية و تحقيق أهداف الكلية و الجامعة.
و يتولى مكتب الإشراف على الأقسام التالية:
1- قسم الشؤون الإدارية:
من أهم المهام التي يتولها:
1- إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
2- تسليم البريد الوارد للجهة المعنية بالكلية، ومتابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المرسلات الواردة، بالإضافة إلى مباشرة أعمال البريد الصادر وتنظيم توثيقه وتوزيعه.
3- مراقبة الحضور والانصراف للموظفين طبقا للقواعد التي تقررها الجامعة في هذا الشأن.
4- توزيع الموظفين والعمال على الوحدات الإدارية بالكلية.
5- اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي عمله منهم بالكلية ، بالإضافة إلى القيام بالأعمال المتعلقة بالعاملين من حيث التعيين و الشؤون التعاقد والترقية وإجراءات النقل و الندب و غيرها.
6- متابعة إجراءات منح الإجازات بأنواعها للموظفين و العمال.
7- أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير، بالإضافة إلى توفير كافة احتياجات الإدارية من المحفوظات و وسائل النقل و الأجهزة و المعدات.
8- القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزها ومتابعتها.
9- الإشراف على أعمال النظافة بالكلية واعمال الخدمات العامة.
10- اقتراح خطط وبرامج تنمية الموظفين و متابعة تنفيذها.
2– قسم شؤون المالية:
يختص هذا القسم بإعداد المرتبات واستحقاقات العاملين بالكلية و كل ما يتعلق بالأمور المالية و اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها وفقاً للأنظمة و اللوائح الصادرة بهذا الشأن.
مهام قسم شؤون المالية:
1- إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين بالكلية.
2- مشاركة في أعمال الجرد الدوري والسنوي وإعداد التقارير المالية السنوية والدورية.
3- القيام بكافة الأعمال التي تكفل سلامة صرف والمحافظة على أموال العاملين بالكلية.
4- إجراء المطابقات اللازمة لحسابات العاملين بالمصارف، ومتابعة إجراءات التسوية المتعلقة بتسوية الفروقات.
3- قسم المخازن والمشتريات
من أهم مهام القسم:
1- توفير الاحتياجات من المعدات والتجهيزات المكتبية والعلمية والإسكانية.
2- تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وفحص المشتريات وتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة.
3- إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات وإحالتها إلى خزينة الكلية لصرفها طبقا للوائح والتعليميات.
4- القيام بأعمال الجرد الدوري والسنوي للمخازن والقيام باتخاذ الإجراءات اللازمة حيال ذلك.
5- القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليميات.