1. أن يكون البحث منشوراً أو مقبولاً نهائياً للنشر.
2. أن يكون الباحث المتقدم للمنافسة هو الباحث الرئيس (الأول) للبحث المُتقَدم به.
3. يشترط في الباحث المتقدم للجائزة أن يعمل في جامعة سبها، وأن يكون البحث المقدم قد تم إنجازه في أثناء مدة عمله بالجامعة، وأن يحمل اسم الجامعة.
4. أن يكون للبحث المقدم مساهمات بارزة وأصيلة من شأنها تطوير المعرفة لدى المجتمع ورفع المستوى العلمي والثقافي.
5. أن يكون البحث ضمن مجالات التخصص العلمي لكليات الجامعة وأقسامها العلمية.
6. ألا يكون البحث قد سبق له الحصول على هذه الجائزة.
7. ألا يكون البحث مستلاً من رسالة ماجستير أو أطروحة دكتوراه.
8. يمكن أن يكون البحث لأكثر من باحث، على أن يقدم الباحث الرئيس ما يفيد موافقة كل المشتركين معهُ بالتقدم للمنافسة على الجائزة، وفي هذه الحالة تقسم الجائزة بينهم بالتساوي.
9. يحق للباحث التقدم للمنافسة ببحث واحد فقط كباحث رئيس، ويمكن أن يكون مشاركا في أكثر من بحث متقدم للمنافسة على الجائزة.
10. أن يكون الباحث على استعداد لتقديم أي معلومات قد تطلبها لجنة الجائزة.
11. لا يحق لأعضاء لجنة الجائزة التقدم لنيلها.
12. تحجب الجائزة إذا لم ترقَ البحوث المقدمة للمستوى العلمي المطلوب.
13. يحق للجامعة سحب الجائزة بعد منحها إذا تبين أن المتقدم أو المتقدمين قد أخلوا بشروط الجائزة أو أخلاقيات البحث العلمي ولا يحق لهم التقدم لها مرة أخرى.

يتم التقييم وفق النماذج المعدة لذلك على أن يؤخذ بعين الآتي:

1. أن تؤدي إلى إضافة نوعية في مجال تخصص الباحث. 
2. أن تساهم في حل مشكلات حيوية يعانيها المجتمع.
3. أن تساهم في تطوير ودعم الصناعة والاقتصاد المحلي.
4. أن تساهم في رفع مستوى المجتمع في النواحي المختلفة الاجتماعية، العلمية، الأخلاقية.
5. أن تساعد في استغلال الموارد المحلية المتاحة بشكل فاعل.
6. ثم أن لجنة التقييم ستراعي أيضاً الأسس التالية في عملية تقييم البحث المقدم:
   • مستوى قاعدة البيانات المنشورة فيها البحث المقدم.
   • معاملات التأثير وتصنيفات المجلات التي نشر فيها البحث المقدم.
   • براءات الاختراع إن وجدت.
   • طبيعة البحث (نظري / تطبيقي).
7. أية معايير أخرى تراها اللجنة بما لا يتعارض مع اللائحة.

1. ملء نموذج المشاركة. 
2. تقدم المشاركة إلكترونياً من خلال موقع الجائزة.
3. تقديم ما يثبت نشر وفهرسة البحث في المجلة أو وقائع المؤتمر.
4. إرفاق أية وثائق إضافية تُعزز من أصالة وعالمية وأهمية البحث المتقدم.
5. ملخص عن البحث المقدم باللغتين العربية والإنجليزية.
6. رسالة من القسم العلمي الذي يتبعه الباحث تفيد بتبعيته له.
7. تعبئة نموذج الإقرار.
8. يتم تحديد مواعيد استقبال الطلبات من قبل اللجنة المكلفة، بعد الإعلان عن فتح باب الترشح على أن يكون وقت الترشح للجائزة فترة زمنية كافية لا تقل عن شهرين.