الشؤون الإدارية والمالية

الشؤون الإدارية والمالية

قسم الشؤون الإدارية والخدمات ,ويتولى الإختصاصات التالية

1- تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.

2- القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية.

3- إبلاغ الجامعة بإحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.

4- الإشراف على إستخدام سيارات الكلية.

5- الإشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة.

6- الإشراف على مقصف الكلية.

7- حصر إحتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين ومنتجين واإخطار الجامعة بها.

8- إمساك ملفات فرعية للموظفين والمنتجين.

9- اتخاذ إجراءات منح الإنجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها.

10- اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج.

11- إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين.

12- مراقبة حضور وإنصراف الموظفين والمنتجين طبقا للقواعد التي تقررها الكلية في هذا الشأن.

13- توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة أمين اللجنة الشعبية بالكلية.

14- إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين والمنتجين.

15- إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية.

اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهي منهم عمله بالكلية.

17- إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.

18- أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.

19- تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية, وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.

20- تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.

21- حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.

22- متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.

23-القيام بأعمال الإستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية.

24- تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقا لأحكام القانون رقم(19) لسنة 1428 م المشار إليه , ولائحته التنفيذية.

25- القيام بخدمات الإستقبال لضيوف الكلية , وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسؤولين.

26- إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.

27- اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية.

28- إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية , بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها.

29- تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.

30- القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.

31- إقامة الإحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.

32- تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والإجتماعية للعاملين وأسرهم.

33- تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة , وغيرها من الأعمال الاجتماعية والإحتفالات الوطنية والقومية.

34- تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية واقسامها المختلفة.

35- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.

 

قسم الشؤون المالية والمخازن , ويتولى الإختصاصات التالية:-

1. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين.
2. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
3.   إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الإستعانة بالمتخصصين بالكلية.
4. تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية ,وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء, واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
5. إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات وإحالتها إلى حسابات أو خزينة الكلية لصرفها طبقا للوائح والتعليمات.
6. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
7. مسك السجلات والدفاتر المخزية وإجراء القيودات اللازمة أولا بأول ,ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
8. التأكد من توفر إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.