Administrative and Financial Affairs Office

Administrative and Financial Affairs Office

He undertakes the following functions:

1. 1. Implementing visits and concerts programs organized by the college on various occasions..
   2. Carry out and guard the properties inside the college buildings..
   3. Informing the university of the college's needs for maintenance work for buildings, facilities, devices, and furniture..
   4. Supervising the use of college cars..
   5. Overseeing college cleanliness and public services..
   6. Supervising the college canteen..
   7. List the college needs of the workforce, including employees and producers, and inform the university about it..
   8. Keep sub-files for employees and producers..
   9. Taking measures to grant all kinds of accomplishments and informing the college about them..
   10. Take measures to transfer employees and producers for treatment..
   11. Notify the college of the annual reports of employees and producers..
   12. Monitor the attendance and departure of employees and producers in accordance with the rules decided by the college in this regard..
   13. Distribution of employees and producers to the college administration units after approval of the Secretary of the People's Committee of the college..
   14. Informing the faculty administration of the violations that occur from the employees and the producers..
   15. Express an opinion on the transfer, delegation and secondment of the college's employees and producers..
   16. Take procedures for handing over work to new employees and workers, and clearing the party of those who finish their work in college..
   17. Preparing statistics and data for students..
   18. Performing the work of printing, drawing and photographing.
   19. Handing the incoming mail and correspondences to the college, recording them in the incoming books and delivering them to the competent authorities..
   20. Handing out the correspondences issued by the college apparatus after being registered in the issuance books..
   21. Save the correspondence photos with the files designated for them..
   22. Follow up on actions taken regarding correspondence received..
   23. Carry out reception and inquiries work for those who hesitate to manage the college.
   24.  Providing all services to college employees in accordance with the provisions of Law No. (19) of 1428 CE referred to, and its executive regulations..
   25.  Carry out reception services for college guests, and organize and arrange their meetings and meetings with officials..
   26.  Completing the procedures for hotel reservations and airport reception for faculty members and employees of the college..
   27.  Take residence procedures, grant exit visas, and book travel tickets for faculty and staff at the college..
   28.  Preparing guarding plans and programs for all college buildings and facilities, in coordination with the relevant organizational divisions and implementing them..
   29.  Regulating the movement of vehicles belonging to the college, keeping its records and undertaking the necessary maintenance work, their use permits, and spending fuel, oils, and others..
   30. القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها.
   31. إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية.
   32. تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
   33.  تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة، وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية.
   34. تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
   35. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.

قسم الشؤون المالية والمخازن

He undertakes the following functions:

1. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة  للعاملين.
2. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.
3.   إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمتخصصين بالكلية.
4. تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء،  واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
5. إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات وإحالتها إلى حسابات أو خزينة الكلية لصرفها طبقا للوائح والتعليمات.
6. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة.
7. مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة أولا بأول، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة.
8. التأكد من توفر إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن
9. القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب، وإعادة  طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب.
10. القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقا للتشريعات السارية.
11.  المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة.
12. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة.
13.  مسك حساب سلفة النثريات بالكلية.
14. القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.
15. تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
16. Receive and document systematic and reference books and sell them according to financial receipts extracted from the college treasury.