الشؤون الإدارية والمالية

الشؤون الإدارية والمالية

بناء على نص المادة(44) من القرار قم(22) لسنة 2008 ميلادي ، ويتشكل الهيكل التنظيمي للمكتب من

1- مدير المكتب ومهامه:

1. الأشراف على الأقسام التابعة للمكتب .
2. تنظيم العمل داخل المكتب.
3. المشاركة في إعداد الخطط المتعلقة بنشاط الكلية.
4. التنسيق مع مكتب الشؤون الإدارية ومكتب الشؤون المالية بالجامعة فيما يتعلق بالإجراءات المالية والإدارية ومتابعة الإجراءات الخاصة بالكلية وفق الإجراءات المتبعة في الكلية.
5. المشاركة في إعداد الخطط المتعلقة بنشاط الكلية الاستراتيجي والتشغيلي.
6. الحرص على تطبيق متطلبات ضمان الجودة.
7. تمثيل الكلية في الاجتماعات المتعلقة باختصاصات المكتب.
8. إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نشاط المكتب.
9. أية أعمال أخرى يكلف بها من عميد الكلية.

2- سكرتارية مدير المكتب ومهامها:

1. طباعة وتنظيم مراسلات مدير المكتب.
2. متابعة مراسلات المكتب وحفظها.
3. تنظيم مواعيد وزيارات مدير المكتب.
4. أي مهام أخرى في مجال الاختصاص.

قسم الشؤون الإدارية والخدمات ، ويشرف على الوحدات التالية :

1- وحدة الشؤون الإدارية ومهامها:

1. حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من موظفين واخطار الجامعة بها.
2. الاحتفاظ بملفات فرعية للموظفين.
3. اتخاذ إجراءات منح الإجازات بأنواعها واخطار الكلية بها.
4. إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين.
5. مراقبة حضور وانصراف الموظفين طبقاً للقواعد التي تقررها الكلية في هذا الشأن.
6. توزيع الموظفين على وحدات إدارة الكلية بعد موافقة عميد الكلية.
7. إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التي تقع من الموظفين.
8. إبداء الرأي في شأن نقل وندب واعارة موظفي الكلية.
9. اتخاذ إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وأخلاء الطرف لمن ينهي منهم عمله بالكلية
10. إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال.
11. اتخاذ إجراءات تحويل الموظفين للعلاج.
12. متابعة الإجراءات التي تتخذ بشأن المراسلات الواردة.

2- وحدة الخدمات ومهامها:

1. تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التي تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة.
2. القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على الممتلكات داخل مباني الكلية .
3. إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لاعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث.
4. الأشراف على استخدامات سيارات الكلية .
5. الأشراف على أعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة .
6. الأشراف على مقصف الكلية .
7. القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية .
8. تقديم كافة الخدمات للعاملين بالكلية وفقاً لأحكام القانون
9. القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين.
10. إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية

1. إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية، بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العالقة وتنفيذها.
2. تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها.
3. القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزاتها ومتابعة تسجيلها .
4. إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية.
5. تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والانشطة الرياضية، والاجتماعية للعاملين وأسرهم.
6. تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وابراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
7. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العالقة بنشاط الوحدة .
8. اتخاذ إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية .

3- وحدة المحفوظات ومهمتها الأشراف على:

1. فتح وتنظيم الملفات وفق الأصول العلمية للأرشفة.
2. الحفاظ على جاهزية الملفات للاستخدام وتنظيم تداول محتوياتها.
3. حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها.
4. الحفاظ على سرية المعلومات.

4- وحدة الطباعة

 ومهمتها أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير.

5- وحدة البريد ومهمتها:

1. تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الوارد وتسليمها للأجهزة المختصة.
2. تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد قيدها بدفاتر الصادر.
3. توزيع البريد الصادر.
4. الأشراف على لوحة إعلانات الكلية.

قسم الشؤون المالية والمخازن ، ويتولى المهام التالية :

1. المشاركة في أعمال اللجان ، وفرق العمل ذات العالقة بنشاط المكتب.
2. إعداد المقاسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والأدوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية .
3. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي.

1. إعداد تقارير المتابعة الدورية ، والسنوية عن نشاط الوحدة.

كما يتولى رئيس القسم الأشراف على الوحدات التالية:

1- وحدة الشؤون المالية ومهامها:

1. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين .
2. الاحتفاظ بحساب عهدة النثريات بالكلية.
3. تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية.
4. القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات.

2- وحدة المشتريات:

1. تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية ، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء ، واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات .
2. إعداد المستندات  الخاصة  بالمشتريات،  واستقبالها  طبقاً  للوائح  والتعليمات واحالتها إلى حسابات أو خزينة الكلية لصرفها طبقاً للوائح والتعليمات.

3- وحدة المخازن:

1. الاحتفاظ بسجلات ودفاتر المخزن ، واجراء القيود اللازمة أوالا بأول ، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة .
2. التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسالمة بالمخازن .
3. القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب ، واعادة طلب المواد والأصناف التي وصل مخزونها إلى حد إعادة الطلب .
4. القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص أو زيادة وفقاً للتشريعات السارية .
5. استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مختومة من خزينة الكلية.