مكتب مسجل الكلية

مكتب مسجل الكلية بكلية العلوم جامعة سبها

المقدمة:

مكتب مسجل الكلية هو القسم المختص بإستلام الملفات الإدارية للطلبة الجدد و المنتقلين للكلية و ترتيبها و تجهيزها لإصدار الأرقام الدراسية من قبل مسجل الكلية و المسجل العام بالجامعة، و هو أول باب يطرُقُهُ الطلبة الجدد و المنتقلين للسؤال عن تاريخ بدء التسجيل و المستندات المطلوبة في الملف الإداري.

رؤيتُنا

توجيه الطلبة لأقسامهم العلمية التي تم قبولهم بها و تسليم كتيب الكلية لمراجعة هدف كل قسم علمي بالمقررات الدراسية و الوحدات المطلوبة للتخرج، و شروط التقيد بالتقادير المطلوب النجاح بها في كل فصل دراسي، و تواريخ بداية الدراسة و نهاية الدراسة، و مدة الإجراءات الدراسية للطلبة بدايتها و نهايتها ” مثال لدلك – إيقاف القيد الدراسي.

الأهداف:

إصدار البطاقات الدراسية الإلكترونية الخاصة بكلية العلوم بكافة البيانات المطلوبة علي البطاقة.
منح إفادة دراسية و إفادة بالسكن الطلابي لطلبة الإسكان الطلابي و كافةالمستندات الأخريات المطلوبة حسب رغبة كل طالب.

نظام التسجيل والقبول

يتم قبول الطلاب وتسجيلهم وفق الفئات التالية:

طلاب نظاميون، وتشمل هذه الفئة جميع الطلاب المتفرغين للدراسة.
طلاب وافدون، وهم الطلاب غير الليبيين الذين يتم منحهم مقاعد دراسية وكيفية قبولهم تتم بقرار من وزارة التعليم العالي.

نـظـــــام الـــــدراســــة

الدراسة بالكلية نظام فصلي بواقع فصلين دراسيين في العام الدراسي فصل الخريف، وفصل الربيع، ويجوز إضافة فصل دراسي صيفي.

التقويم الجامعي

يتكون كل فصل دراسي من 16 (ستة عشر) أسبوعا من الدراسة الفعلية المنتظمة بما في ذلك الامتحانات لفصلي الخريف والربيع اما بالنسبة لقصل الصيف لا يقل عن 8 أسابيع دراسية عند الحاجة، وذلك باقتراح من مجلس الكلية وموافقة مجلس الجامعة، ولا يدخل في حساب هذه المدة أي عطلات أو أيام أخرى بدون دراسة فعلية عدا العطلات الرسمية وتكون مواعيد الفصل الدراسي كالاتي:

يبدأ فصل الخريف في منتصف شهر سبتمبر، وينتهي مع منتصف شهر يناير من السنة الموالية.
يبدأ فصل الربيع في بداية شهر فبراير، وينتهي في منتصف شهر يونيو.
عطلة نصف السنة ومدتها أسبوعان تبدأ بنهاية فصل الخريف، وتنتهي ببداية فصل الربيع الذي يليه من كل عام دراسي، ويجوز للأقسام خلال العطلة إقامة برامج دراسية علمية أو ميدانية.

شروط القبول

في بداية كل فصل دراسي تحدد الكلية عدد الطلاب الذين يتم قبولهم وفقا لإمكانيات الكلية والأقسام العلمية واحتياجات المجتمع، ويشترط في من يتقدم للدراسة بكلية العلوم لنيل درجة البكالوريوس في العلوم الشروط التالية :

يجب أن يحضر الطالب بنفسه لإكمال إجراءات التسجيل ولا يجوز أن ينوب عنه أحد في ذلك.
أن يكون الطالب حاصلا على الشهادة الثانوية العامة القسم العلمي أو ثانوية العلوم التخصصية.
على الطالب إحضار ست صور شخصية بالإضافة إلى وثيقة إثبات الشخصية (الرقم الوطني، الجنسية، البطاقة، جواز السفر).
أن يكون لائقا صحيا موثقا ذلك بشهادة صحية معتمدة.
أن يكون حسن السيرة والسلوك صادرة من المدرسة القادم منها.
أن يتفرغ تفرغا كاملا للدراسة.
أن لا يقل تقديره العام في الثانوية العامة عن النسبة المحددة والمعتمدة للقبول بالكلية في السنة التي يرغب الطالب فيها التسجيل لنيل شهادة البكالوريوس في العلوم.
كما يجوز إجراء امتحان القبول، والمقابلة الشخصية الذي تقرره الكلية، ويكون قرار لجنة القبول والمقابلة نهائيا بعد اعتماده من مجلس الكلية.
أن يلتزم الطالب المتقدم من غير الليبيين بدفع رسوم، ونفقات الدراسة وفق اللوائح المعمول بها بالجامعات الليبية، مع الأخذ بعين الاعتبار الاتفاقيات الموقعة بشان المعاملة بالمثل، والطلبة الوافدين على منح دراسية وفقا لما هو معمول به بالجامعات الليبية.
التسجيل في موقع منظومة ادارة الطلبة الجدد واحضار الرقم المرجعي الصادر منها
بعد استكمال الإجراءات من المسجل العام بصدور رقم دراسي وبالتالي يتفعل حسابك الإلكتروني

يتحصل الطالب مباشرة على كلمة المرور واسم المستخدم عبر البريد الإلكتروني المسجل به المستخدم للتسجيل اول مرة ويمنح الطالب تلقائيا البريد الإلكتروني الخاص بالجامعة وله كل الحقوق والمزايا لاستخدامه طيلة فترة دراسته ويجب على الطالب الحفاظ عليه في مكان امن

الانتقال إلى كلية العلوم

يشترط في طالب الانتقال للدراسة بالكلية ما يلي:

أولا: المستندات المقدمة من الطالب

يقدم طالب الانتقال مستنداته في موعد لا يقل عن ستة أسابيع قبل بدء الفصل الدراسي المراد التسجيل فيه لمكتب مسجل الكلية.
تتضمن مستنداته كشفا بعدد المقررات، ومفرداتها، ووحداتها، ودرجاته في المقررات التي اجتازها ونظام الدراسة بالكلية التي انتقل منها.
لا تقل نسبة نجاحه في الثانوية العامة عن النسبة المقررة للقبول بالكلية في العام الدراسي الذي يرغب الانتقال فيه.
يلتزم بقضاء سنتين دراسيتين أو أربعة فصول دراسية على الأقل قبل تخرجه من الكلية.
لا يقل تقديره العام في المقررات الدراسية التي تدرس بالكلية المنتقل منها والتي تدرس بكلية العلوم عن 65% (جيد).
لا يكون الطالب مفصولا من الكلية المنتقل منها لأي سبب من الأسباب.

ثانيا: يحدد مجلس الكلية لكل فصل دراسي النسب المطلوبة للانتقال إلى الكلية بما يتناسب مع القدرة الاستيعابية للكلية.

إجراءات التسجيل وتجديد القيد

تتم إجراءات تسجيل الطلاب الجدد للفصل الدراسي الأول وتجديد القيد للطلاب خلال أسبوعان قبل بدء الدراسة بمكتب التسجيل، وبعد خمسة عشر يوما من تجديد القيد تفرض غرامات تأخير بالخصوص في الأسبوع الثالث.
في جميع الأحوال لا يجوز قبول الطلبة الجدد بالفصل الدراسي الأول وتجديد القيد بعد انتهاء الأسبوع الأول من بداية الدراسة، ويتحمل الطالب نتائج تأخيره عن الدراسة في هذه المدة.
القيام بدفع رسوم التسجيل والمصروفات الدراسية وإجراء الكشف الطبي عند التسجيل لأول مرة وجميع الإجراءات الأخرى التي تطلب منه.
إذا لم يقم الطالب بإجراءات تسجيل المقررات في المواعيد المحددة للتسجيل يعتبر منقطعا عن الدراسة بسبب غير مشروع.
يجوز للطالب إضافة أو إسقاط مقررات دراسية بما لا يتجاوز الحد الأقصى أو الأدنى للوحدات الدراسية المقررة خلال فترة لا تتجاوز خمسة عشر يوما من بداية الدراسة في كل فصل دراسي.
يمكن للطالب إضافة او حذف المقررات قبل بداية الفصل الدراسي بأسبوع وينتهي بنهاية الأسبوع الثاني من بداية الفصل الدراسي.
يجب أن لا يتجاوز التسجيل الحد الأعلى للعبء الدراسي و لا يقل عن الحد الأدنى.
تتم عملية تسجيل المقررات للطالب بعد التشاور مع مشرفه الأكاديمي ويتحمل الطالب مسؤولية أي قصور أو أخطاء تحدث نتيجة جهله بالتعليمات.
إذا لم يسجل الطالب أي مقرر خلال فترة التسجيل المعتمدة من مجلس الكيلة يعتبر منقطا عن الدراسة و يوضع في نظام معلومات الطالب عبارة ” منقطع لعدم التسجيل”

البطاقات الدراسية

الطلاب الذين أكملوا إجراءات التسجيل يحق لهم الحصول علي :

البطاقة الذكية: يتم استخراجها من شئون الطلاب بمكتب مسجل الكلية.

بطاقة مكتبية: يتم استخراجها من إدارة المكتبة.

يتم استخراج بطاقة الكلية للطالب مع دفع الرسوم المستحقة لذلك عند تسجليه في غضون الأسبوع الاول من إكمال إجراءات التسجيل ولا يسمح لأي طالب بالدخول إلى الكلية أو أداء الامتحانات إلاّ بعد صدور البطاقة.

اختصاصات مكتب مسجل الكلية

يختص مكتب مسجل الكلية بإدارة شؤون التعليمية للطلاب والإشراف المباشر على نظام الدراسة ومراقبة تطبيق النظم ولوائح الدراسة والامتحانات وفق الإجراءات والنظم المنصوص عليها من الجامعة ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي، ويختص بالإشراف على الأقسام التالية:

1- قسم القبول والتسجيل

يعتبر قسم القبول والتسجيل من أهم أقسام الإدارية بالكلية وذلك لتعاملها المباشر مع الطلبة ولتقديمها الخدمات والإرشادات المهمة لهم من بداية قبولهم في الكلية وحتى تخرجهم منها، فهو يمثل حلقة الوصل بين الإدارة والطلبة وأعضاء هيئة التدريس. ويعني القسم في المقام الأول خدمة الطلبة، باعتبارهم هم أكثر استفاداً من خدماته المتعددة كالقبول والتسجيل وإيقاف القيد وإعادته وفقاً للأنظمة والتعليمات المتعلقة بذلك وغيرها من الخدمات التي يقدمها القسم سعياً لتعزيز رسالة الكلية وأهدفها و تسهيل إجراءات الطلاب. يتم قبول الطلبة في كلية التربية غات بناءً على تقييم مؤهلاتهم الأكاديمية واستنادا إلى السياسية التي تصدرها الجامعة و تحددها لكافة الكليات التابعة لها.

يتولى القسم القيام بالمهام التالية:

1- استقبال وقبول الطلبة في بداية كل عام دراسي، حسب التخصصات المختلفة وفقاً لسياسة التي تحددها الكلية. 2- استخراج بطاقات الجامعية للطلاب. 3- استلام وتنفيذ طلبات التأجيل والتحويل من تخصص لآخر وطلبات وقف القيد أو إعادته. 4- إعلام الطلبة بحالاتهم الأكاديمية بعد التحذير، وفصل الطلبة الذين يجب فصلهم حسب قانون الكلية. 5- القيام بإحصائيات دورية عن أعداد المقبولين والملتحقين والمسجلين والخريجين لكل فصل دراسي. 6- تلقي مستندات المرشحين للقبول بالكلية ومراجعتها واستيفاء الإجراءات الواجبة نحوها. 7- إعداد قوائم بأسماء الطلاب موزعين على الأقسام العلمية. 8- إدارة أعمال شؤون الطلاب الوافدين.

2- قسم الخريجين:

يتولى المهام التالية: 1- تلقي نتائج الخريجين والاحتفاظ بها. 2- إبلاغ الجهات المعنية بأسماء الخريجين وتقديراتهم. 3- استيفاء النماذج الخاصة بتحرير شهادات وإفادات التخرج وكشوفات الدرجات الخريجين. 4- تسليم الإفادات والشهادات وكشوفات الدرجات لأصحابها بعد اعتمادها من الجهات المختصة.

3- قسم الخدمة الاجتماعية:

يتولى الاختصاصات التالية: 1- رصد و بحث و تحليل الظواهر المختلفة داخل الكلية ز أثر ذلك على العملية التعليمية، وتقديم التوصيات بشأنها. 2- الاشتراك في إعداد الدراسات و البحوث المتعلقة بأساليب معالجة الانحرافات و الظواهر الاجتماعية غير السوية بالكلي. 3- إعداد برامج الخدمة الاجتماعية و أساليب تنفيذها داخل الكلية. 4- تقديم النصح و المشورة للطلاب و التوصيات و المقترحات التي من شأنها توطيد العلاقات بين أعضاء هيئة التدريس و الطلاب و الموظفين على مختلف المستويات.

4- قسم الإسكان الطلابي

ويختص بما يلي: 1- تجهير و تهيئة أماكن إقامة الطلاب في البيوت الطلابية، ومتابعة أعمال الصيانة الخاصة بها. 2- استقبال الإشراف على الطلاب في بيوت الطلابية وتمكينهم من السكن فيها وفق الشروط القبول المعتمدة، 3- الإشراف على العاملين في البيوت الطلابية، بالإضافة إلى متابعة خدمات التغذية الطلاب و تقديم التقارير و المقترحات اللازمة لتحسينها.

5- قسم النشاط الطلابي

يختص فيما يلي: 1- اقتراح الخطط المتعلقة بالنشاط الطلابي الثقافي و الرياضي بالكلية. 2- اقتراح إعداد الجداول الزمنية لتنفيذ الخطط المتعمدة بمراعاة الجداول الدراسية و الامتحانات و العطلاتو عرضها. 3- مشاركة في تنظيم المهرجانات الثقافية و الأدبية و الفنية و المسابقات الرياضية. 4- مشاركة في تنظيم المعارض الفنية للموهبين في المجالات الفنية المختلفة للطلاب و أعضاء هيئة التدريس. 5- المساهمة في إحياء المناسبات الدينية و الوطنية. مكتب مسجل الكلية