تصميم وتنفيذ نظام الأرشفة الالكترونية لمحفوظات جامعة سبها
مقالة الشريط الجانبي
-
الأرشفة الالكترونية، محفوظات جامعة سبها، Archives.
الملخص
الملخص تهدف هذه الدراسة إلى تصميم وتنفيذ لنظام أرشفة الكتروني لمحفوظات جامعة سبها، حيث يتميز هذا النظام بسهولة الاستخدام في عملية إرسال واستلام المراسلات الرسمية المتبادلة ما بين مكونات جامعة سبها، ويوفر الكثير من الوقت والجهد، وإمكانية حفظ المراسلات بأكملها وسهولة استرجاعها. تمت الدراسة على عدد 2 من المراكز و3 كليات و4 من مكاتب الادارة بالجامعة. متطلبات نظام الأرشفة الالكترونية المقترح تم تحديدها من خلال تجميع البيانات، والمقابلات والملاحظة الشخصية، والاطلاع على نظام الأرشفة اليدوي المطبق في مكتب المحفوظات بالإدارة العامة. تم استخدام منهجية دراسة الحالة والمنهجية التجريبية في عملية تصميم وتنفيذ النظام المقترح. يعمل نظام الأرشفة الالكترونية المقترح على تحويل الوثائق الورقية إلى صيغتها الالكترونية وحفظها في قاعدة بيانات مركزية مفهرسة حسب الرقم الإشاري ورمز الإدارة. وكذلك يتيح إمكانية تتبع الرسائل المرسلة والاطلاع على كافة الإجراءات الخاصة بالمراسلة، وكما يوفر خدمة إرسال المراسلات للإدارات والمكاتب داخل وخارج الحرم الجامعي. أوضحت الدراسة أهمية استخدام نظام الأرشفة الالكترونية المقترح في الإدارات الحكومية وما يوفره من مميزات مقارنة بنظام الأرشفة اليدوي، من حيث سهولة حفظ واسترجاع المستندات وتوفير للوقت والجهد، وإمكانية تتبع إجراءات المراسلات الكترونياً، وسهولة التواصل بين مختلف إدارات جامعة سبها. تم اختبار نظام الأرشفة الالكترونية المقترح، وأوضحت النتائج المتحصل عليه بإمكانية تطبيق هذا النظام وتعميمه على مختلف الإدارات بجامعة سبها.
النص الكامل
المؤلفون
هذا العمل مرخص بموجب Creative Commons Attribution 4.0 International License.
في بيان موجز، تتعلق الحقوق بنشر وتوزيع البحوث المنشورة في مجلة جامعة سبها حيث يجب على المؤلفين الذين نشروا مقالاتهم في مجلة جامعة سبها كيف يمكن استخدامها أو توزيع مقالاتهم. ويحتفظون بجميع حقوقهم في المصنفات المنشورة، مثل (على سبيل المثال لا الحصر) الحقوق التالية:
- حقوق الطبع والنشر وحقوق الملكية الأخرى المتعلقة بالمقال المقدم، مثل حقوق براءات الاختراع.
- بحث منشور في مجلة جامعة سبها ويستخدم في الأعمال المستقبلية الخاصة به، بما في ذلك المحاضرات والكتب، والحق في إعادة إنتاج المقالات لأغراضها الخاصة، والحق في الأرشفة الذاتية لمقالاتهم.
- الحق في الدخول في مقال منفصل، أو للتوزيع غير الحصري لمقالهم مع إقرار بنشره الأولي في مجلة جامعة سبها.
- بيان الخصوصية سيتم استخدام الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني التي تم إدخالها في موقع مجلة جامعة سبها للأغراض المذكورة فقط والتي استخدمت من أجلها.