إدارة الشؤون الإدارية والمالية (مكتب الكاتب العام)

ويختص المكتب بما يلي:

1. إعداد مشروعات الميزانيات التسييرية ، والتنموية ، وفقاً للأسس والقواعد التي تحددها الجهة المختصة .
2. تنفيذ الميزانيات المعتمدة للجامعة بحسب الأغراض المخصصة لها وفي حدود ما هو معتمد لكل باب أو بند وذلك كله وفقاً للتشريعات النافذة .
3. مسك السجلات والدفاتر المالية وإجراءات القيود اللازمة لكافة العمليات المالية .
4. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المالية المقررة  للعاملين .
5. إصدار تذاكر السفر للموفدين في مهام رسمية وصرف السلف اللازمة على حساب علاوة السفر والمبيت .
6. إجراء المطابقات اللازمة لحسابات الجامعة بالمصارف، وإعداد مذكرات التسوية المتعلقة بتسوية الفروقات .
7. صرف العهد المالية المؤقتة والمستدامة، وإجراء التسويات اللازمة لها في المواعيد المحددة .
8. المشاركة في أعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي .
9. القيام بكافة الأعمال التي تكفل سلامة الصرف والمحافظة على أموال الجامعة .
10. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب .
11. المشاركة في الحلقات الدراسية والندوات والملتقيات العلمية ذات العلاقة بنشاط المكتب بالداخل والخارج .
12. إعداد التقارير المالية الدورية والسنوية .
13. إعداد الردود والتوضيحات اللازمة على ما تبديه الجهات الرقابية من ملاحظات ذات علاقة بنشاط المكتب .

 ويختص المكتب بمايلي :

1. القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الجامعة .
2. القيام بتقديم كافة الخدمات للعاملين بالجامعة وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428 ميلادية المشار إليه ولائحته التنفيذية .
3. حجز تذاكر السفر للموفدين في مهام رسمية .
4. القيام بخدمات الاستقبال وكافة الإجراءات الأخرى لضيوف الجامعة ، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين .
5. اتخاذ إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالجامعة .
6. تنظيم حركة المركبات التابعة للجامعة ، ومسك السجلات والملفات الخاصة بها ، وتولي مايتعلق بأعمال الصيانة اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية .
7. إقامة الاحتفالات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية .
8. تنشيط روابط الأخوة والصداقة بين العاملين في الجامعة من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم .
9. تنظيم مشاركة الجامعة والعاملين في حملات التشجير والنظافة من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية للعاملين وأسرهم .
10. تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية، وإبراز نشاط الجامعة ومؤسساتها المختلفة .
11. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب .
12. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية لنشاط المكتب

ويختص المكتب بما يلي :

1. توفير احتياجات الجامعة من المعدات والتجهيزات المكتبية والعلمية والإسكانية، من أثاث ومعامل، ومختبرات طبية وأجهزة حاسوب، وغيرها من الاحتياجات ذات العلاقة بعمل ونشاط الجامعة .
2. توفير احتياجات الجامعة من مواد القرطاسية ومستلزمات التشغيل من مواد كيماوية ومواد تحليل وغيرها .
3. القيام بكافة الأعمال المتعلقة بفتح الاعتمادات والتخليص الجمركي لتوريدات الجامعة من الخارج .
4. فحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء، واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات .
5. تنفيذ التشريعات السارية في مجال المشتريات والمخازن .
6. التأكد من الالتزام بمسك السجلات والدفاتر المخزنية، وإجراء القيود اللازمة أولاً بأول، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة بها .
7. التأكد من توفير كافة الإجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن .
8. المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب .
9. إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط المكتب.